Блог Максима Иванченко
Как находить сильные решения для сложных задач и эффективно решать задачи в городах и организациях?
Максим Иванченко
Основатель лаборатории решения сложных задач Живых городов
Эксперт по решению "тупиковых" задач (управленческих \ организационных \ продуктовых \ процессных)
Как поставить мини-задачу? (чтобы ничего не менять, но достичь цели)
Большая организация попросила помочь в разработке сложной системы для выдачи рекомендаций по определенной теме. Сейчас эти рекомендации формулируют люди-эксперты.

Ситуация:

Часто встречающаяся трудность, еще на этапе постановки задач в группах – стремление решать задачу сразу, как она поставлена, без обсуждения самой постановки задачи - особенно если она поставлена руководителем именно в таком виде.

Здесь это сочетается со стремлением в процессе решение задачи создать новую систему, полностью отрешиться от старой. «До основанья, а затем…» Возможно, потому, что организация окологосударственная, близкая к научно-стратегическому образу мысли и имеющая финансы для реализации своих интересов.

Причина:

Почему люди могут хотеть поставить задачу так, чтобы создать полностью новую систему? Думаю, потому, что со старой системой психологически связаны затруднения, переживания, негативные эмоции, и хочется от них избавиться. А новая система видится в идеальном цвете, как средоточие возможностей, лишенная недостатков.

Недавний пример: выборы в Украине выиграл Зеленский с 3-кратным отрывом от Порошенко – исключительно на психологической нелюбви к старой системе и наивной вере в светлое и прекрасное будущее новой системы, написанной с чистого листа.

Такой подход хорош и нужен как мысленный прием – «идеализированное проектирование», но такой подход плох, когда сразу воплощается в постановке задачи, отсекая все остальные ветки.

Пример:

Задача – разработать систему выдачи рекомендаций.

Мы начинаем работать, и быстро становится понятно, что это задача не на поиск нестандартного решения, а на исследование и планирование. Если идти по магистральному пути, это надо посадить группу на год строить научный концепт системы и вести исследования, потом год ее проектировать, потом программисты год ее будут писать. И главное, что люди искренне увлечены своим делом, научным подходом к этому вопросу - «Как лучше сделать такую систему?» Они, возможно, хорошие ученые и стратеги, вопросов нет, если у нас научный семинар, но если мы думаем, как добиться эффекта с минимальными затратами, то, возможно, мы идем не туда.

Что здесь можно сделать за 1 час встречи?

Расширить горизонт вопроса – убедиться, что мы ничего не забыли.

Из рассуждения полностью выпал вопрос о модернизации текущего способа выполнения этой задачи!

Что делать:

Обратим вред в пользу. Тот фактор, который нам мешает – стремление создать идеальную систему – мы поставим себе на службу для обсуждения текущей системы.

В ТРИЗ есть формулировка мини-задачи (когда все осталось как было, но нужный эффект достигнут). Наша задача – сформулировать много таких мини-задач.

Мы делаем простое действие:

Говорим участникам: Допустим, что мы оставляем существующую систему. Какие в ней есть проблемы?

Что мешает именно вам?

Мы не думаем, как их устранять – представьте, что у вас есть волшебная палочка – какие недостатки вы бы устранили или изменили?

Это важно, тк чтобы выйти из привычного образа постановки задачи, надо подскочить эмоциональную область:

Мы говорим не об абстрактных недостатках, а о затруднениях именно для конкретных ролей или людей – участников обсуждения. Это важно, тк мы устраняем конкретные «боли», а они есть только у людей.

Мы не говорим, как будем их решать, а просто фиксируем, для понимания. Для простоты можно сказать «что вы бы устранили по щелчку пальцев, если бы могли?»

Пример:

После постановки такого вопроса участники сразу записывать конкретные боли и претензии к существующей системе (каждый со своей стороны, подключал свои эмоции). Вот несколько ключевых:

Оказалось, что система будет нас устраивать, если исчезнут такие проблемы:

1. Зависимость результата от человека - Необъективное принятие решений,

ПОЧЕМУ?

Экспертное сообщество замкнуто на себя, нет притока свежих идей, застой и стагнация

2. Существующий подход долгий и дорогой

ПОЧЕМУ?

«Все хранится в условной тетрадке или на экселе»

немасштабируемость – чтобы мы могли давать больше рекомендаций, надо нанять больше экспертов на большее время

3. Знания теряются – не хранятся нигде и не используются заново

ПОЧЕМУ?

Нет процесса создания и использования регламентов

Отсюда возникают мини-задачи, нацеленные на устранение недостатков:

Как обеспечить приток новых идей и людей в сообщество?

Как обеспечить, чтобы те же эксперты могли давать больше рекомендаций за то же время?

Как создать регламенты использования знаний, чтобы не решать одну и ту же задачу заново?

Это может идти вразрез со стремлением сделать идеальную систему – ведь получается, что мы как бы навешиваем заплаты на старую систему. Отвечу, что мы пока ничго не навешиваем, это всего лишь расширение поля задач!

Надо не идеально а чтобы работало

Врзможно мы решим задачи

Возможно перенесем ТЗ на новую систему

Это позволило расширить исходную формулировку задачи, и эти проблемы были включены в обсуждение.

Ценно не только нахождение идей, но и постановка правильных вопросов.



Вывод \ рекомендация:

Когда у вас будет ситуация, что вы хотите запроектировать идеально новую систему, спросите себя – Можно ли устранить недостатки существующей? И сделайте следующие шаги:

Шаг 1. «Допустим, что мы оставляем существующую систему. Какие в ней есть проблемы?»

Что мешает именно вам?

Мы не думаем, как их устранять – представьте, что у вас есть волшебная палочка – какие недостатки вы бы устранили или изменили?

Шаг 2. Сформулировать вопросы на устранение этих недостатков

Это позволит вам убедиться, что вы не упускаете из рассмотрения важный фрагмент задачи.
Как видеть проблемы и задачи?
Часто люди не видят задач и проблем в бизнесе, потому что им психологически неудобно признать их существование. Психологический прием: Вместо «Какая у меня проблема?» говорить «Чего бы мне хотелось?»

Люди боятся слова «проблема». Приходишь решать задачу, говоришь – какие у вас проблемы, какую будем решать? Люди отвечают – вы что, у нас нет проблем. Приходится вытягивать из них, использовать слова типа «затруднения, сложности». Только если что-то совсем заставило, они вынесут это на поверхность.

Замечаю, что психологический окрас слов очень важен. Слово «проблема» само по себе имеет негативный окрас, и людям трудно его произносить.

Признать наличие проблемы означает признать, что ты «не в порядке», что у тебя что-то не так, а люди это переносят на себя – значит, это он сам «не в порядке» - ясно, что он это признает с большим трудом.

Руководители в первую очередь люди, и для них характерны такие же особенности поведения, как и для остальных – неверно думать, что они счетные машины.

Для меня как для решателя «проблема» - это чисто профессиональный термин, не несущий эмоциональной нагрузки, означает «нечто, с чем надо разобраться». А для людей это означает чуть ли не признание несостоятельности.

Компания занимается производством мультимедийной продукции. Решили познакомиться. Я спрашиваю – какую проблему вы хотели бы решить? Они говорят – У нас нет проблем. Тупик?..

Использовать вместо слова «Проблема» оборот «Чего бы вам хотелось?» Удивительно, как простая замена слов обеспечивает почти волшебный эффект.

Люди спокойно раскрываются, начинают говорить о задачах в бизнесе – это по сути те же самые проблемы, но они готовы о них говорить, потому что чувствуют себя спокойно и не чувствуют негативного смысла для себя.

И часто критическое мышление мешает даже ставить задачи – вот я скажу задачу, а потом или меня самого заставят, или это будет нереально, и я буду глупо выглядеть… А здесь можно поставить мысленный эксперимент – если бы волшебным образом это могло сделаться, что бы вы хотели? В консалтинге безличные глаголы часто не полезны, а здесь слово «мне бы хотелось…» - оказывается наоборот, он весьма полезен.

Или - Было бы хорошо, если бы …

Клиент сказал: вот все хорошо, но мне бы хотелось повысить скорость производства контента на 10%. Обсудили, поставили задачу в план.

Когда работаете с собой или с другими – попробуйте вместо «Какие у вас проблемы, чтобы мы их решили»? использовать формулу «Чего бы вам хотелось? Что бы было хорошо, если бы случилось?»